Приложение
Safety Club
Академия
Инфоцентр
Управление безопасностью
Компания
 

Электронно-цифровая подпись при оформлении нарядов-допусков

С 2017 года нормативно-правовыми актами допускается оформление наряда-допуска на выполнение газоопасных, огневых и ремонтных работ в электронном виде, вместо наряда-допуска, оформленного на бумажном носителе
Некоторые сотрудники предприятий, которые используют цифровые наряды-допуски, спрашивают: можно ли ставить электронно-цифровую подпись (ЭЦП) при оформлении цифровых нарядов-допусков, и будет ли такая подпись иметь юридическую силу?

Чтобы развеять все сомнения, мы задали несколько вопросов о ЭЦП и нарядах-допусках Сергею Попову — юристу «Tactise Group».

Для чего нужен наряд-допуск, и кто его подписывает?

Наряд-допуск — специальный документ, который определяет, какие виды работ могут выполнять сотрудники на предприятии в зонах действия опасных производственных факторов. В этом документе предусматривается отдельная подпись работника о том, что он ознакомился с мерами безопасности и человека, кто организует те или иные работы. Это может быть инженер, бригадир, начальник смены и т.д.

Содержание наряд-допуска регламентируется Межотраслевыми правилами по охране труда при эксплуатации электроустановок ПОТ Р М-016 — 2001, РД 153-34.0-03.150-00, утверждены постановлением Минтруда России от 5.01.2001 г. № 3 и приказом Минэнерго России от 27.12.2000 г. № 163. Порядок выдачи наряда-допуска и работы по нему определены, в СНиП 12-03—2001 «Безопасность труда в строительстве. Часть 1. Общие требования» (утверждены постановлением Госстроя России от 23.07.2001 г. № 80 взамен СНиП 12-03-99* с изменением № 1, введены в действие с 1.09.2001 г.).

Список мест производства и видов работ, где допускается выполнять работы только по наряду-допуску, должен быть составлен в организации с учётом её профиля и утверждён руководителем, т.е. утверждается локальным нормативно-правовым актом предприятия.

В соответствии с ГОСТ 12.0.004 — 90 ССБТ «Организация обучения безопасности труда. Общие положения» при выдаче наряда-допуска с работниками проводится целевое ознакомление по Охране Труда, которое фиксируется в наряде-допуске или другом документе, разрешающем выполнять работы. Инструктаж проводит непосредственный руководитель работ.

Раньше наряды-допуски подписывали вручную. Можно ли сейчас использовать ЭЦП при оформлении электронных нарядов-допусков?

Да, можно. Это регулируется специальным законом 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Он подразумевает возможность использовать любые документы в электронном виде, и они будут считаться равными документу на бумажном носителе с живой подписью.

Важно, чтобы ЭЦП имела характер усиленной квалифицированной электронной подписи. В этом случае наряд-допуск полностью приравнивается по юридической силе к документу, подписанному на бумаге.

Какие вы могли бы назвать преимущества ЭЦП по сравнению с подписанием вручную при оформлении электронных нарядов-допусков?

Прежде всего, ЭЦП значительно ускоряет документооборот на производстве. Использование ЭЦП позволяет до 90% сократить материальные и временные затраты на оформление нарядов-допусков на производство работ повышенной опасности.

При использовании ЭЦП также пропадает необходимость в печати документов. Здесь же затрагивается экологическая сторона вопроса — вырубают меньше лесов для изготовления бумаги, и на предприятии становится меньше макулатуры, которую нужно где-то хранить, а потом утилизировать.

С наличием ЭЦП для цифровых нарядов-допусков становится намного проще хранить и вести учёт производственных документов.

Какой срок хранения электронных нарядов-допусков, подписанных ЭЦП?

Все документы, которое выпустило юр. лицо, должны храниться минимум 3 года, документы по бухучёту хранится — 4 года. Поскольку наряды-допуски относятся к первичной документации, и они учитываются в бухучёте, по закону хранить их нужно 4 года. После чего они архивируются.

Какой тип ЭЦП нужен для оформления цифровых нарядов-допусков?

В соответствии со ст. 5-ФЗ «Об электронной подписи» есть три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Для того чтобы цифровой наряд-допуск был признан всеми проверяющими органами, желательно подписывать его квалифицированной электронной подписью. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, при необходимости полностью удовлетворит требования Ростехнадзора и других проверяющих органов. Такая подпись сразу снимает любые вопросы со стороны проверяющих.

Однако в некоторых случаях допустима неквалифицированная эл. подпись. Также если на предприятии есть свои разработанные программно-аппаратные средства, которые позволяют идентифицировать подписавшего, тогда можно применять и простую электронную подпись.

Также я хотел бы добавить по поводу оттисков печати предприятия на документах. Если на цифровом наряде-допуске стоит усиленная квалифицированная эл. подпись, и на этом документе предполагается наличие печати, то считается, что такая ЭЦП является автоматическим проставлением печати на этом документе (п.3. ст. 6. ФЗ «Об электронной подписи»).

Есть ли «подводные камни», которые нужно учитывать в процессе подписание нарядов-допусков ЭЦП?

Здесь главный «подводный камень» — это неосведомлённость людей и отсутствие требуемого оборудования на предприятии.

Руководству, которое никогда не сталкивалось с ЭЦП, но планирует её завести, желательно пройти обучение, чтобы понять: как создать ЭЦП, как ей правильно пользоваться, и для чего она вообще нужна.

Также человек, который редко имеет дело с гаджетами, и на его рабочем месте просто нет способа завести и подписывать электронные документы, сделать этого не сможет. Необходимо установить определённое оборудование и пройти обучение.

Также важно следить за изменениями, которые происходят в программно-аппаратной среде. Должны быть хорошо организованы IT-технологии на предприятии.

Электронно-цифровая подпись уже давно ни для кого не новость. Кто-то её широко использует 9 лет, а кто-то только начинает. Этот метод подписания цифровых нарядов-допусков законен, поможет сократить время и документооборот в компании.
19 ноября / 2020